INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

 

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, Notarin Dr. Martina Dresel und Notar Dr. Ulrich Schneider mit Amtssitz in Hamburg-Blankenese. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an uns oder an unsere Datenschutzbeauftragte wenden, und zwar wie folgt: Notarin Dr. Martina Dresel und Notar Dr. Ulrich Schneider, Blankeneser Bahnhofstraße 35, 22587 Hamburg, ODER: Frau Sigrid Aukthun, Blankeneser Bahnhofstraße 35, 22587 Hamburg.

2. Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?

 

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z. B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  
  
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  
  
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  
  
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
  
  
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.
  
  

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

 

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

 

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeiten erfolgen in Wahr-nehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe e der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)).

 

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

 

4. An wen geben wir Daten weiter?

 

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegen-heitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragten.

 

Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder unsere Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum ihrerseits einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

 

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

 

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

 

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

 

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

 

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 51 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2021 erstellt wurden, folgende Aufbewahrungsfristen:

 

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkun-densammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
  
  
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
  
  
• Nebenakten: 7 Jahre; die Notare können spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.
  
  Nach § 50 der NotAktVV gelten für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt worden sind, folgende Aufbewahrungsfristen:
• Eintragungen im Urkundsverzeichnis, in der Erbvertragsammlung, der elektronischen Ur-kundensammlung und der Sondersammlung verwahrte Dokumente: 100 Jahre,
  
  
• Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis und in der Urkundensammlung verwahrte Doku-mente: 30 Jahre,
  
  
• in den Nebenakten verwahrte Dokumente: 7 Jahre.
  
  

Die Notare können im Einzelfall, vereinzelter Arten von Rechtsgeschäften oder vereinzelter Arten von Amtsgeschäften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, wenn sie hieran ein berechtigtes Interesse haben oder ein berechtigtes Interesse der Beteiligten oder des Rechtsverkehrs anzunehmen ist. Die Bestimmung erfolgt nach pflichtgemäßem Ermessen; die Frist darf höchstens 30 Jahre betragen.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

 

7. Welche Rechte haben Sie?

 

Sie haben das Recht:

 

• Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
  
  
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen.
  
  
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
  
  
• von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DS-GVO).
  
  
• der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
  
  
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg, Telefon: (040) 4 28 54 - 40 40, Telefax: (040) 42 79 – 118 11, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de.

 

Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.